Toppmeny

Hvordan organisere og lede stedsuavhengig arbeid?

Hvordan være leder for medarbeidere du ikke kan se, og som heller ikke kan se deg? Umiddelbart kan det synes som om stedsuavhengig arbeid medfører store forandringer for ledere.

Dersom omfanget av fjernarbeid er lite, vil ikke arbeidet være særlig forskjellig fra de fravær en kjenner gjennom tjenestereiser, kurs og permisjoner. Dette er forhold som vanligvis mestres på enhver arbeidsplass. Det er når det stedsuavhengige arbeidet blir av større omfang, at det blir behov for en bedre strategi.

Mye av innholdet i lederrollen forblir uendret selv om du leder stedsavhengige ansatte. Det vil fremdeles være viktig å utarbeide mål og handlingsplaner, og å utvikle og fordele arbeidsoppgaver på en arbeidsplass. Videre vil det være påkrevet å motivere, følge opp innsats og fremdrift, rapportere og gi tilbakemeldinger, og medvirke til et godt samarbeid.

Stedsuavhengig arbeid medfører imidlertid at disse oppgavene må få en endret form. For eksempel vil det kreves at internkommunikasjonen i virksomheten utføres på en annen måte.

Siden den stedsuavhengige ansatte ofte kommer til å arbeide mer selvstendig, må vedkommende få noe større myndighet og ansvar og til en viss grad fungere som sin egen leder.

Videre vil stedsuavhengig arbeid medføre enkelte nye oppgaver som direkte har å gjøre med utformingen og praktiseringen, som å utarbeide retningslinjer for stedsuavhengig arbeid og formidle dem. I tillegg må lederen kunne håndtere ønsker om å etablere eller avslutte ordninger med stedsuavhengig arbeid.

Forhold til arbeidstakerorganisasjonene
Norsk arbeidsliv er i stor grad preget av det faglig-politiske samarbeidet mellom arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene, både gjennom sentrale tariffavtaler og lokale avtaler på den enkeltes arbeidsplass.  Gjennom lov- og avtaleverket sikres blant annet de ansattes organisasjonsrett, og medbestemmelsesrett ved organisasjonsendringer og innføring av teknologi. Dette er regler som er av stor relevans for innføring og praktisering av stedsuavhengige arbeidsordninger.

Stedsuavhengig arbeid representerer en utfordring for arbeidstakerorganisasjonene og de tillitsvalgte med hensyn til å utforme hensiktsmessige ordninger for de enkelte ansatte og for arbeidsplassen som helhet. Samtidig vil stedsuavhengig arbeid medføre endrede vilkår for å kunne drive organisasjonsarbeid på arbeidsplassen, siden medlemmene i større grad vil være geografisk spredt.

Stedsuavhengig arbeid medfører også endrede vilkår og oppgaver for arbeidstakerorganisasjonene. Det er et lederansvar å legge forholdene til rette for arbeidstakerorganisasjonenes og de tillitsvalgtes virksomhet.

Innføring av stedsuavhengig arbeid
Siden stedsuavhengig arbeid etter regelen medfører både organisatoriske og teknologiske endringer, er det viktig at utforming og innføring skjer på en gjennomtenkt måte.

For enhver fjernarbeidsordning er det viktig med en avklaring av minst tre spørsmål:

  1. Hva er hensikten med ordningen?
  2. For hvem skal stedsuavhengig arbeid være en mulighet?
  3. Hvordan skal stedsuavhengig arbeid praktiseres?

Svar på det første spørsmålet vil avklare ambisjoner og suksesskriterier for ordningen, noe som også vil ha betydning for ressursbruk.

Svarene på de to siste spørsmålene vil være med på ytterligere å bestemme den form ordningen får i den enkelte virksomhet.

Stedsuavhengig arbeid vil medføre både organisatoriske og teknologiske endringer i virksomheten. En prosessbeskrivelse som skisserer typer aktiviteter og rekkefølgen av dem, vil være et godt hjelpemiddel.

Tillit og målstyring
Lederen på en samlokalisert arbeidsplass har en viss oversikt over arbeidsinnsatsen til de ansatte, både gjennom kontroll av oppmøte og gjennom samværet på arbeidsplassen.

Tillit er en del av ethvert arbeidsforhold, men betydningen av tillit er ekstra tydelig ved stedsuavhengig arbeid. Kontroversielle kontrollformer som videoovervåking eller automatisk registrering av antall tastetrykk per tidsenhet må ikke forekomme. Dette vil bidra til å undergrave tillitsforholdet mellom partene for ikke å snakke om at det kan komme i konflikt med tariffavtaler og lovgivning om personregister.

Stedsuavhengig arbeid og andre fleksible arbeidsformer går godt sammen med ledelsesformen målstyring, der vekten i hovedsak legges på de resultater som oppnås. Kontroll med arbeidsinnsatser bør knyttes til delmål og tilbakemeldinger på arbeidsinnsatsen. For at målstyring skal fungere, er det viktig at det settes konkrete og realistiske mål fra begge parter.

For å sikre realistiske målsettinger kan det være gunstig at fjernarbeideren han en viss fartstid i virksomheten.

Det anbefales å formalisere avtaler om stedsuavhengig jobbing, samt lage beskrivelser av hva det stedsuavhengige arbeidet skal gå ut på, grader av tilgang til informasjon, anskaffelse av utstyr, fremgangsmåter for koordinering og medbestemmelse, tilgjengelighet, møteplanlegging, oppfølging og motivering av fjernarbeidere, utforming og overholdelse av tidsfrister osv.

Kommunikasjon og tilgjengelighet
For å opprettholde god kontakt mellom stedsuavhengige arbeidere, ledere, kolleger og kunder er det viktig med gode rutiner for kommunikasjon og tilgjengelighet.

Det bør brukes avtalte kommunikasjonskanaler, både i hverdagen og ved hastesaker.Ikke alle temaer i et arbeidsforhold er imidlertid like egnet til å kommuniseres over telefon, Skype eller e-post. Regelmessige møter fremmer og styrker kommunikasjonen.

Åpenhet om motgang og suksess gjør det lettere å unngå at problemer får anledning til å utvikle seg i uheldig retning. Slik åpenhet er også viktig for forholdet til karriere og jobbmuligheter.

Sjefen: – Vis de ansatte tillit!

, ,

Dyrøyseminarsenteret KF, Tverrveien 1, 9311 Brøstadbotn Innlogging